管理者の使い方

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コワーキングスペース会員管理システムの基本機能は、管理者ログイン後、左メニュー「Com」からアクセスできます。
以下全て「Com」をクリックした後の解説になります。

• 施設登録
• 施設一覧
• 施設編集
• googleカレンダー連携
• User登録
• User一覧
• User編集
• ChatWork設定
• 予約一覧
• 予約詳細
• ビジター利用前・未決済
• 予約検索・取消一覧
• 請求一覧
• 請求明細
• 月額課金について
• 営業日カレンダー
• 受付・受付履歴
• 総合受付・受付状況
• 入室状況
• 入退室履歴

会議室、ミーティングスペース、プロジェクター、マイクなど、コワーキングスペースにある施設を登録。
登録された施設は当システムで、予約受付、利用管理、支払管理などが行なえます。

１）施設一覧　→　新規登録、施設登録画面を開く。
２）最低限「施設名」を入力すれば登録できます。各詳細については、施設編集にて解説します。

鉛筆アイコン：施設の詳細画面を開く。
目アイコン：各施設ごとの予約状況を確認。

「並び順番号を整列」をクリックすると、10刻みで並び順を振り直します。

登録番号：システム内部の登録番号

施設名：利用者にもわかりやすい名前を付けましょう。

URL：各施設の予約画面のアクセスURLの末尾を任意に指定できます。
管理しやすい、わかりやすいURLを入力しましょう。省略すると登録番号がURLの末尾になります。英数字のみ。

詳細説明：予約画面の上部に、その施設の説明を入力することができます。HTML可。
料金、注意事項など入力すると良いでしょう。

一覧表示：yes：表示、 no：非表示
noにするとトップページ、マイページの施設一覧に表示されなくなります。
一時的に予約を受け付けたくない場合などに活用できます。
直接URLにアクセスすると表示されます。

並び順：トップページ、マイページに表示される際の並び順を指定できます。昇順。
例）10, 20, 30と並んでいて、2番めに表示させたいときは10～20の間、15などと入力すれば2番めになります。

ビジター・メンバー料金：それぞれの、最小の利用料金を登録します。
後述する「料金単位」を最小単位として乗算、利用金額として算出します。
例）ビジター料金250円、料金単位30分の場合、30分ごとに250円発生、2時間予約した場合は1000円になります。
計算式はメンバーも同様。

GカレンダーID：予約が入ったらgoogleカレンダーにも表示させることが出来ます。
Public：一般公開用。施設名、または「予約済」のみを表示します。
Private：非公開スタッフ用。利用者の名前も表示します。
連携方法は次の項目へ。

施設名付与：googleカレンダー連携時に、施設名を付与するかどうか、を選択できます。
yes：付与する。一つのgoogleカレンダーに複数施設の予約を集約する場合は、施設名を付けると良いでしょう。
no：一つのgoogleカレンダーに一つの施設を連携させる場合は、noとした方が見やすいと思います。

利用可能属性：all：全員、 member_only：メンバー限定
メンバー限定にすると、マイページからしか予約画面にアクセスできません。またビジターはログインしても表示されません。
なおスタッフは全部表示されます。

課金単位：facillty：施設単位、 person：人数単位
施設単位の計算方法は、「料金 × 時間」。
人数単位は、「料金　×　時間　×　人数」となり、予約画面で人数選択が表示されるようになります。
利用人数で料金が変わる場合は、人数単位を選択。

利用上限人数：1～10
予約画面で選択できる人数を指定。課金単位が「人数単位」の場合のみ有効です。

料金単位：30、60（単位：分）
例）30とした場合、30分ごとに上記のビジター・メンバー料金を加算します。
初期設定で、最小単位を2コマにすることが出来ます。 例）基本は1時間単位だけど、追加・延長は30分単位で、などの場合は初期設定で2コマにし、料金単位は30にすれば、予約時の最小単位は1時間（2コマ）で、そこからの追加だけ30分に単位になります。

予約登録単位：10、30、60（単位：分）
予約画面で選択できる「開始時間」の、"細かさ"を選択します。 10を選択した場合、10分刻みに「9:00, 9:10, 9:20, 9:30, 9:40, 9:50, 10:00, 10:10...」と開始時間を細かく選択できますが、その分若干面倒になります。
60を選択した場合、60分刻みに「9:00, 10:00, 11:00...」と開始時間を選択するようになります。

注：施設編集は、最初に決めてなるべく変更しないようにした方が良いでしょう。
予約時間や合計金額など、既に入っている予約と変更前後の整合性がとれなくなり、不具合の原因となる場合も考えられます。

１）連携させたいgoogleカレンダーの「設定」を開く
２）「特定のユーザーとの共有」で「ユーザーを追加」を押す。
３）次のユーザーを「予定の変更権限」で追加。
co-member@co-member.iam.gserviceaccount.com
４）「カレンダーの統合」にある、カレンダーIDを控える（コピー）。
５）co-memberで連携したい施設の編集画面を開く。
６）GカレンダーIDの欄に、4で控えたカレンダーIDをペースト。
７）登録ボタンを押す。

User一覧 → 新規登録、会員登録画面を開く。
名前、メールアドレス、パスワードを入力。属性を選択。登録ボタンを押す。

属性は後から変更できません。変更は出来ませんので、一旦退会として再登録してください。
メンバー・スタッフは管理画面からしか登録できません。

登録すると、該当者へ登録した旨メールが配信されます。
ログインURL、ログインID、パスワードが記載されています。

パスワードは、英数字6文字以上で、適当に入力してください。
日付などを入力して、「ログイン後に自分へ変更してください。」とアナウンスしても良いと思います。
配信メールでも、早めの変更を促しています。

会員番号、名前、メールアドレスなどで検索できます。

鉛筆アイコン：ユーザー編集画面が開きます。
ファイル型アイコン：メンバーのみ、そのユーザーの請求一覧が開きます。

会員番号：登録後システムから自動的に割り振られる、一意の番号。
[有効]システム使用可、[退会]システム使用不可

名前：利用者の氏名

EMail：メールアドレス、ログインID
システムからの各種お知らせもこのメールアドレス宛に送信されます。

パスワード：システムにログインするためのパスワード。
パスワードを参照することは出来ません。変更のみ可となっています。
変更する場合のみ、新しいパスワードを入力、登録してください。

電話番号：受付があった際に通知する縁和番号になります。
ビジターの場合は、連絡先として登録して頂きます。

住所：システム上では使用していません。
管理用として登録しておくことが出来ます。

社名：領収書の宛名、またはマイページトップに表示されます。

受付表示：yes = 表示、 no = 非表示
右側は受付名、任意の名称を受付に表示できます。

受付通知：以下それぞれチェックが入っていると通知します。
総合受付：スタッフ用。受付で総合受付を押された際に通知を受けるかどうか。
Tel：電話で受付通知を受けるかどうか。
Mail：メールで受付通知を受けるかどうか。
ChatWork：ChatWorkで受付通知を受けるかどうか。

通知設定：
ChatWork設定：ChatWorkで通知を受けるための設定を行います。詳細は次の項目へ。

Felica：入退室をFelicaタッチで行うために、Felica Idmを登録します。
１）ユーザー登録後、とりあえず1回、ユーザーが持っているFelicaカードを読み込ませてください。
２）読み込ませた時間を、できるだけ正確に記録しておいてください。
３）入退室履歴に、その時間でユーザーに紐付かない履歴があるはずです。そのIdmをコピー。
４）ユーザー編集に戻り、この項目にペースト。
これで、該当ユーザーはFelicaタッチで入退室できるようになります。

画像：ユーザーの顔写真を登録することを想定しています。
画像は、入室状況でのみ表示されます。新人スタッフがユーザーを把握するために利用することを想定しています。
画像は、正方形で登録してください。

課金メール通知：月額課金時にメール通知するかどうか。
yes = 通知する、 no = 通知しない
月末クレジットカード決済時にメールを送信するかどうかの設定です。

月額課金1～5：ここに登録された名称（品目）・金額を、月初に自動で、月末決済用の明細として登録します。
明細は月内であれば、追加・削除が可能です。
毎月決まった金額が発生する、月額利用料、ロッカー代などを登録します。
枠は5つまで。

退会：チェックして登録ボタンを押すと、そのユーザーは退会扱いとなります。
以降のログインはできません。またそのユーザーに対する一切のシステム処理が止まります。
月額会員などは、契約が切れる月末などにまとめて処理したほうが良いでしょう。

１）通知させたいグループチャットに、
「info@co-member.com」を招待する。
２）ChatWork設定から「アカウントID」と「Room Id」を入力、登録ボタンを押す。

アカウントID：アカウントIDを確認する
Room Id：ルームIDを確認する

予約状況を月単位で一覧できます。
上部から月の切り替えができます。
各予約をクリックすると予約詳細に切り替わります。

予約の詳細を参照できます。

状態（Status）：利用前、利用済、取消
利用状態を3つのステータスで管理できます。
メンバー・スタッフの予約は、当日を過ぎると自動的に「利用済」に変わります。
ビジターは自動で変わりませんので、運用で管理してください。
メンバー予約は、ステータスが変わった際に、請求明細へ自動的に転載され、月末にまとめて決済されます。
取消にするとその予約の一切の自動処理が止まります。

決済：決済済み、未決済
基本的にはビジター利用の料金を受け取ったか？を管理する想定です。
注：事前カード決済では自動的に決済済みとなりますが、最終的にカード決済完了まで至らなかった、 または途中でエラーが発生した等の場合は、未決済となります。その際は利用時に徴収してください。
メンバー予約の場合は、請求に自動転載後、月末にまとめて決済となります。
ビジターの場合は、運用で管理してください。
「決済済」を「未決済」に戻すことは出来ません。以降はメモ欄で管理してください。

メモ：申し送り、特記事項などのメモ欄です。
管理者のみが参照・編集できます。
支払方法、利用時の特記事項や、忘れ物情報などを記録しておくと良いでしょう。

予約一覧のサブメニュー
ビジターの利用状況、決済状況を管理するためのメニューです。
それぞれ今日を含め過去の予約のみが表示されます。
表示されている全ての予約を「済み」に変更する機能が、下部のリンクになります。

ビジター利用前：利用済みに変更し忘れている予約が無いか確認し、あれば一括で変更。
または定期的に開いて、その都度まとめて利用済みに変更しても良いでしょう。

ビジター未決済：未決済の予約がないか確認。または変更し忘れている予約を確認し、まとめて変更など、
運用の際に活用してください。

予約検索：会員番号、予約番号、予約日で検索できます。

取消一覧：月別に取り消し（キャンセル）された予約を表示します。

各月毎の請求を一覧できます。
上部から月の切り替えができます。
各月毎の一覧を、下部のリンクからCSVでダウンロードできます。請求管理などにご利用ください。
Status:beforeの請求を一括で、Status:run に切り替えるリンクが下部にあります。Statusについては、請求明細の項目をご参照ください。

Card：
success：カード決済成功
error：カード決済失敗
none：決済カードが登録されていない、かつユーザー編集の「月額課金」に登録がない。
表示無し：決済カードが登録されていない、しかし月額課金は計算している。

User一覧、請求一覧からファイル型アイコンをクリックすると、請求明細が開きます。

Status:Mail：Status:現在のステータス、Mail：メール通知の状態

決済日：決済日、または決済予定日。

カードStatus：該当ユーザーの、現在のカードステータス。
success：有効、決済可能。
error：無効、要再登録。

Status：決済状況
before：決済前。明細行の追加・削除が可能。
run：決済済み。
close：取消、決済中止。合計金額0円でも意味としては同じですが、明示的に取消とする場合に変更する。
error：カード決済エラー。月末カード決済時にエラーになった場合、ユーザーにメールで通知、カード再登録と決済を促します。ユーザーが再登録・決済を行わない限りerrorのままです。

メモ：請求、明細、決済について、特記事項などがあれば入力。
管理者のみ参照・編集できます。

明細：明細は決済前であれば追加・削除できます。
その月限定の請求、入会金、日割り会費、施設の延長料金など、随時追加できます。
追加された明細は、メンバーもマイページから確認できます。
追加：品目・単価・数量を入力して、登録を押す。
削除：右側のゴミ箱アイコンを押す。
マイナス明細を入力する場合は、単価に半角ハイフンを付けて登録。

本文中でメンバーの決済に関する部分は、クレジットカード決済を指しています。
しかしクレジットカードを利用していないメンバーも居るかと思います。
本システムは、クレジットカードが登録されてなくても、金額計算だけでも利用できます。
現金・銀行振込などのメンバーに対しては、請求一覧からCSVがダンロードできますので、請求金額の確認、支払の消し込みなどに利用してください。
確認・消し込み後は、請求一覧から、「beforeを全て実行済(run)に変更する」でステータスを変更しておきましょう。

決済は、月末深夜に実行され、
当月の明細は、毎月1日の早朝に、ユーザー編集の「月額課金」を参照し自動登録されます。
つまり月途中で登録されたメンバーは、月末に決済される明細がありません。
月途中で入会されたメンバーに対しては、入会金・日割り会費などを、手動で登録してください。

月末に自動決済された請求は原則、取消できません。
月末が近くなったら、請求一覧を確認し、おかしな金額がないか？、念のため確認しましょう。
1桁間違えて入力しても、気付かなければそのまま決済されてしまいます。
また決済後に間違いに気づいた場合は、個別に調整してください。

月毎に、コワーキングスペースの営業日、営業時間を設定できます。
上部から月を切り替えできます。
営業日、営業時間を設定することで、営業外は予約を受け付けなくなります。

door：open or close
closeにすると、1日予約を受付けません。
opneの場合は、営業時間も設定します。

open , close：営業開始時間、営業終了時間
door:opne時のみ有効。

初期設定で、各曜日ごとの営業時間を設定し、自動適用させることが出来ます。
自動適用されたあとで、必要に応じて変更してください。

受付履歴を最新順に参照。

Type

：一覧に表示されているTypeについて、
general：総合受付が押された。
delivary：配達業者専用が押された。
user：各メンバー・スタッフが直接押された。

総合受付：スタッフ一覧を表示し、誰が総合受付の通知を受けるか、をまとめて変更できます。
チェックが入ってるスタッフが、総合受付の通知を受付けているスタッフです。
変更するにはチェックを入れ替えて、登録ボタンを押してください。
誰も総合受付の通知を受け付けていない状態だと、「総合受付」が表示されません。
「配達業者専用」は、名前入力が省略された総合受付です。同じ通知先へ通知されます。

受付状況：現在、受付に表示されているユーザーを一覧できます。

現在、入室しているメンバーを画像付きで一覧。
画像は、ユーザー一覧　→　鉛筆アイコン（ユーザー編集）　から登録できます。

入退室について、
退室している場合は入室へ、入室している場合は退室になります。
日付をまたぐと全員自動的に退室になります。

入退室　→　入退室履歴
入退室の履歴を一覧。
未登録のFelica Idmを確認するのもこちらから。

Felicaとは、suica,pasmoなどに代表される、非接触型ICカードのことです。
Felica Idmとは、Felicaカードに付与された一意の識別コードです。

Method：manual：マニュアル入退室、 felica：Felicaタッチで入退室。
Status：in：入室、 out：退室

Felica：入退室時に使用されたFelica Idm。
未登録のFelicaカードでタッチしても履歴が残ります。Status:noneになります。
新しく登録したメンバーがいる場合は、1回タッチしてもらい、ここでFelica Idmをコピーして、ユーザー編集でFelicaにペーストしてください。